园艺大赛的想法最初是在一次家族聚餐中被提出的。一位热爱园艺的家族长辈看着家族花园略显单调的布局，感慨道：“我们家族一直有着对美的追求，园艺也是我们传承的一部分，为何不举办一场园艺大赛，让大家都来展现一下自己的才华呢？” 这个提议立刻得到了众多家族成员的响应，大家你一言我一语地讨论起来，对大赛充满了期待。
随后，家族成立了一个筹备委员会，成员包括各个年龄段和对园艺有不同见解的家族成员。委员会的首要任务是制定大赛的初步规划。他们首先确定了大赛的主题 ——“传承与创新：李家园艺之美”，这个主题既强调了对家族园艺传统的尊重，也鼓励家族成员展现创新精神。
在时间安排上，筹备委员会决定将大赛定在春季举行，因为春季是万物复苏、最适合园艺创作的季节。他们预留了三个月的筹备时间，以确保家族成员有充足的时间准备。同时，委员会还初步规划了比赛场地，选择了家族庄园边缘一块面积较大且地形丰富的空地，这里有充足的阳光和水源，为参赛者提供了良好的自然条件。
对于大赛的规模，委员会预计有至少二十个家族团队或个人参赛，因此在场地规划上要确保每个参赛区域有足够的空间，同时也要考虑到观众的观赏路线和休息区域，以营造一个舒适、有序的比赛环境。
规则的制定是筹备过程中最为关键和复杂的环节之一，它涉及到大赛的公平性、对园艺不同方面的重视程度以及家族传统与现代观念的平衡。
筹备委员会组织了多次会议专门讨论比赛规则。一开始，传统派的家族成员提出，比赛应该着重考察植物的养护和传统园艺技巧的运用。他们认为，真正优秀的园艺作品是建立在对植物生命的尊重之上的，只有植物健康茁壮地生长，园艺才有意义。因此，他们建议在规则中设置严格的植物健康评估标准，比如植物的病虫害防治情况、生长状态是否良好等。在传统园艺技巧方面，像修剪、嫁接、扦插等经典手法的熟练运用和创新应用应该是重要的评判点。他们以家族传承的园艺笔记为例，指出这些古老的技巧是家族园艺文化的瑰宝，需要在大赛中得到传承和弘扬。
然而，年轻一代的家族成员则有不同的看法。他们主张规则要更具开放性，强调设计创意和现代科技元素的融入。他们认为，现代园艺已经不再局限于传统的模式，而是与艺术、科技等领域相互融合。例如，他们提出可以允许参赛者使用智能灌溉系统、自动光照调节设备等现代科技产品，并且这些创新元素应该在评判中占据重要地位。在设计创意方面，他们希望看到更多元化的风格，无论是抽象的现代艺术风格、充满奇幻色彩的童话风格还是结合流行文化元素的独特设计，都应该受到鼓励。他们担心如果规则过于偏向传统，会抑制家族成员的创新热情，使大赛失去活力。
双方各执一词，会议气氛一度十分热烈。一些年轻成员激动地说：“如果只是按照老一套的方法，那我们的园艺大赛就会变成复古秀，无法展现家族园艺在现代社会的新面貌。” 而传统派的长辈则严肃回应：“如果忽视了植物的养护和传统技巧，园艺就只是表面的花架子，没有了根基。” 在激烈的争论中，也有一些中年成员试图调和双方的矛盾，他们提出可以综合考虑传统和现代因素，制定一个相对平衡的规则。
经过多次激烈的讨论和反复修改，最终确定的规则在传统与现代之间找到了一定的平衡。比赛将从植物健康状况、传统园艺技巧、设计创意和现代科技应用四个主要方面进行评判，每个方面都占有一定的权重，以确保比赛既能够传承家族园艺文化的精髓，又能展现现代园艺的魅力。
在规则确定后，筹备委员会开始着手大赛的宣传推广工作，目的是让更多的家族成员了解大赛并积极参与。
委员会制作了精美的宣传海报，海报上展示了一些国内外着名的园艺作品图片，包括传统的欧式园林、中式古典园林以及充满现代感的创意园艺设计，以此来激发家族成员的兴趣。海报上还印有大赛的主题、时间、地点和比赛规则的简要介绍，文字简洁明了且富有吸引力。这些海报被张贴在家族庄园的各个显眼位置，如客厅、餐厅、花园入口等，确保家族成员在日常活动中都能看到。
除了海报，筹备委员会还利用家族内部的通讯网络进行宣传。他们编写了详细的大赛介绍邮件，发送给每一位家族成员。邮件中除了包含海报上的信息外，还分享了一些园艺知识和技巧，以及一些成功的园艺案例，帮助家族成员更好地理解大赛的意义和目标。同时，邮件中设置了报名链接和咨询邮箱，方便家族成员报名和询问相关问题。
为了进一步动员家族成员，委员会还组织了几次园艺分享会。在分享会上，邀请了一些家族中的园艺高手，他们分享了自己的园艺经验和心得，展示了自己以往的园艺作品照片和视频。这些高手们讲述了园艺给自己带来的乐趣和收获，鼓励其他家族成员积极参与大赛。分享会现场气氛热烈，家族成员们积极提问、交流，对大赛的热情进一步被点燃。通过这些宣传推广活动，越来越多的家族成员决定报名参赛，其中不仅有园艺经验丰富的成员，也有许多对园艺感兴趣但从未尝试过的新手。
随着报名人数的逐渐增加，场地准备和物资采购工作也紧锣密鼓地展开了。
场地准备工作首先从清理和划分比赛区域开始。家族雇佣了一些工人，将选定的空地进行了彻底的清理，清除了杂草、石块等杂物。然后，根据预计的参赛人数和作品规模，将空地划分成了大小相等的园艺区域，每个区域之间留出了一定宽度的通道，方便参赛者进出和观赏观赏。在场地的边缘，还设置了工具存放区和休息区，工具存放区配备了统一的园艺工具，如铲子、锄头、剪刀等，供参赛者使用，休息区则摆放了桌椅和遮阳伞，为参赛者和观众提供了休息的地方。
在灌溉设施方面，考虑到不同的园艺作品可能有不同的需求，筹备委员会决定采用分区灌溉系统。他们在每个园艺区域都安装了独立的水龙头和可调节的喷头，参赛者可以根据自己的需要调整灌溉的水量和角度。同时，在场地内还铺设了排水管道，以避免积水对植物生长造成影响。
物资采购工作则涉及到大量的园艺材料和设备。筹备委员会根据比赛规则和参赛者可能的需求，采购了各种花卉、绿植、种子、肥料、土壤等材料。在花卉和绿植的选择上，他们既采购了常见的品种，如玫瑰、牡丹、月季、绿萝、吊兰等，也准备了一些珍稀和特色品种，以满足参赛者对独特设计的需求。肥料和土壤则选择了质量优良、适合多种植物生长的产品，并根据不同植物的需求进行了分类。
此外，为了满足现代科技元素在园艺作品中的应用，委员会还采购了一些小型的智能设备，如智能灌溉控制器、光照传感器、温湿度传感器等。这些设备虽然数量不多，但为有创新想法的参赛者提供了实现创意的条件。