学术会议在科研界是一个很重要的社交场合，再加上这也是张辅第一次作为会议的主办方负责人，所以课题组对于这次会议的重视程度非常高。

张慧根据张辅提供的参会信息，一一联系专家，挨个确定他们抵达金城的时间与航班号。

会议议程为三天，第一天是报道，报道地点在希尔顿酒店大厅。第二天和第三天都是报告，作报告的专家一共有24位，张慧一一进行核对后，有4名专家选择自行前往酒店，另外20名专家需要在机场接机，航班时间集中在上午和下午。

好在由于经常出野外需要用车，张老师跟租车行有着比较密切的联系。最后定下了租两辆考斯特中巴在机场等候，四十分钟发一趟。

由于李荣被安排的活是在酒店大厅进行报道登记，所以在会议开始前基本上没有很多事情，所以就看哪里需要帮忙就上前帮忙。

跟着张慧把租车的事情敲定下来后，李荣感叹道，

“这花销可真大呀。咱们两辆车租一天就得3000块。”

“没事，他们报名费更高呢，我之前看了一下，每个人注册费一千四呢，学生都要一千二，除了专家，有两百多的人注册呢。”张慧说道。

“啧啧，开会还是花钱啊。”李荣感叹了一句。

“那必然，要不然你平时哪有机会遇上这么多大牛啊，我之前看参会信息，邀请的院士就有两位呢，杰青长江啥的更是一堆。”张慧说道。

“不是青年论坛嘛，叫这么多大佬来干嘛?”李荣一下子没转过弯来，因为在后世青年论坛通常都是三十岁左右的青年学者们交流。

“杰青不就是青年嘛，院士啥的是过来镇场子的。”张慧倒是门儿清。

“好吧。”李荣明白了。

……

随后李荣跟着肖冰到食堂进行餐点预订。没错，食堂是承接会议用餐的，而且是自助餐。

路上，肖冰神神秘秘的跟李荣说道，

“师弟，你知道老师让我们定的餐标是多少价格嘛?”

“多少钱?”

“中午一百一位，晚上八十一位，第一天按照250人准备，第二天按照150人准备。”肖冰说完，便等着看李荣震惊的表情。

“这么贵嘛，食堂怎么能做到一顿一个人吃一百块钱的。”李荣前世也是参加过会议的，但是并没有主办过会议，所以被这个价格震惊到了。

“反正又不是自己的钱，所以食堂会开价比较高一些，这个餐费是包括在会议注册费里面呢。”肖冰说道。

“这我知道，会议费是可以报销的，所以花的实际上是国家的钱对吧。”这一点李荣很清楚，因为国家是规定了餐饮报销标准的，一顿一个人一百块钱很明显超出了报销范畴，但是作为会议注册费支出便合理了很多。

到了食堂，简单说明来意之后，餐厅经理便拟订好了协议，包括用餐标准，菜系，价格，人数等，并且答应在会议间隙免费提供茶歇。

最后走的时候，餐厅经理将一沓餐票交给了他们，

“到时候进来用餐请出示餐票，我们最后会根据餐票来进行核实就餐人数，多补少不退。”

两人答应了下来便带着餐票离开了。